Аудит, описание и оптимизация
бизнес-процессов

Поможем провести реинжениринг бизнес-процессов: оценить эффективность, выявить потери и найти точки для быстрых улучшений.

Анализ и построение системы «как должно быть»

Аудит текущей ситуации

Внедрение изменений

5

нотаций карт процессов

15%

минимальное сокращение издержек

3

месяца – средний срок проекта

Главная / Услуги / Операционная эффективность / Аудит, описание и оптимизация бизнес-процессов

Формат

Когда подходит

Онлайн (подготовка рекомендаций, методическая поддержка)

Гибридный (аудит с выездом)

Отсутствует понимание влияния видов деятельности и сотрудников на эффективность Компании и конечный результат

Отсутствует система контроля за КПЭ Компании

Компания терпит убытки или не достигает запланированных финансовых показателей

Текущие КПЭ Компании неинформативны, недостижимы, неизмеримы или не соответствуют конкретному виду деятельности

Отсутствует система мотивации сотрудников Компании

Отсутствует строгое распределение зон ответственности у сотрудников Компании

Разработанные регламенты не работают или не соответствуют действительности

Возникают регулярные конфликты среди исполнителей бизнес-процессов и руководителей подразделений

Регулярно нарушаются установленные сроки выполнения работ

Топ-менеджмент сфокусирован на операционной деятельности, нет времени заниматься стратегическим развитием и совершенствованием подконтрольных процессов

Подбирается в зависимости от целей работы и удобства для дальнейшего внедрения

Матрица RACI

Нормативно-методическая документация Компании

Нотации EPC, BPMN 2.0, cross-functional flowchart, IDEF0, алгоритм

Системы менеджмента качества (МС ИСО 9001, ГОСТ ИСО/МЭК 17 025, ГОСТ РВ 0015−002, СТО Газпром 9001)

Системы менеджмента бережливого производства ГОСТ Р 56 404−2015

Орг. структура
и внутренние регламенты
Компании

undefined

undefined

Пример отчета

Увеличение скорости реагирования, принятия управленческих решений

Повышение прозрачности, понятности и эффективности бизнес-процессов

Выполнение большего объема работ теми же ресурсами

Компания получает отчет содержащий:

Заключение о сильных сторонах бизнес-процессов

Области улучшения

Перечень рисков действующей системы

Описание процессов по модели «as is»

Рекомендации для выстраивания процессов по модели «to be»

Рекомендации по автоматизации бизнес-процессов

Дорожную карту внедрения

Примеры результатов работы

300 000

Аудит и анализ бизнес-процессов

Сокращение потерь на 300 000 рублей в день за счет выявление нарушений требований к технологическому процессу на этапе подготовки производства

30%

Сокращение количества сотрудников склада готовой продукции на 30% за счет автоматизации действий по оформлению сопроводительной документации

2 дня

Сокращение времени согласования договоров
с 7 дней до 2, за счет оптимизации количества действий в процессе и разграничения зон ответственности

10–15%

Снижение расхождения в плановом и фактическом бюджете проекта (поставка и монтаж оборудования) с 55–50% до 10–15% за счет внедрения процедур «Управление проектами» и «Управление рисками проектов»

385 000

Связь процессов
с бизнес-показателями

Сокращение затрат на 385 000 рублей в месяц за счет изменения системы мотивации сотрудников отдела продаж, состоящего из 3-х человек. Снизились затраты на неоправданно высокую мотивацию (по старой формуле), увеличилась конверсия, что позволило существенно снизить затраты на рекламу

1 неделя

Сокращение сроков передачи первичной документации в бухгалтерию с 1,5 месяцев до 1 недели за счет того, что в системе мотивации на основании поданной документации рассчитываются критерии для формулы мотивации

Аудит бизнес-процессов отдела по подбору персонала

Компания

Российская нефтяная компания (NDA)

Цели:

Определить пути оптимизации бизнес-процессов подразделения, повышения эффективности и качества работы сотрудников подразделения по подбору персонала.

Ключевые результаты:

Помимо рекомендаций по изменению нормативных документов и реорганизации работы отдела, эксперты предложили варианты автоматизации некоторых процессов для сокращения трудозатрат ключевых сотрудников и снижения потерь из-за ручного труда.

Данный проект послужил основой для реорганизации отдела персонала, пересмотра функциональной нагрузки персонала, а также передачи нецелевых функций отдела смежным подразделениям.

Выявлены функции персонала, не добавляющие ценности для организации: 37% рабочего времени отдела используется не целевым образом.

Комплексная оптимизация бизнес-процессов. KPI сотрудников и подготовка к автоматизации

Компания

Строительная компания МегаСтрой

Цели:

Ключевые результаты:

Скорректирована система KPI сотрудников

Сформировано четкое ТЗ для дальнейшей автоматизации процессов

Сформирована и описана модель бизнес-процессов компании

Определить ключевые цели компании на год, способствующие достижению стратегии

Разработать систему KPI для всех категорий сотрудников

Определить и оптимизировать бизнес-процессы компании

Определить точки кросс-функциональных конфликтов, влияющие на финансовый результат компании, установить правила для сотрудников

Оптимизация и повышение операционной эффективности завода

Компания

Крупное производственное предприятие (NDA). Один из лидеров российского рынка

Цели:

Повысить грузопоток сегмента отгрузки процесса логистики, выработать общее понимание зон развития и способов регуляции процессов сотрудниками компании на фоне появляющихся эксцессов

Ключевые результаты:

Предложенные инициативы позволят заметно нарастить грузопоток и сократить время на полный цикл отгрузки продукции от создания заявки до ее выполнения

Применение параллельных процессов позволит сократить время, а следовательно пропорционально повысить эффективность

Визуализация цепочки процессов

Управление рисками позволит заводу повысить предсказуемость цепочки процессов

Анализ и повышение эффективности экспортной деятельности компании-дистрибьютора

Компания

Русский Тоннаж – сельскохозяйственная экспортная компания-дистрибьютор

Цели:

Ключевые результаты:

Резюме анализа: проблемы, решения и упущенная прибыль

Аналитика сделок по всем группам товаров демонстрирует зоны роста финансовой эффективности сделок

Оптимизационная модель Excel включает дашборд систематизации сделок, модель для эффективной наценки и портфельную модель

Сформировать систему для эффективного учета факторов, влияющих на успех бизнеса клиента

Сформировать бизнес-модель, которая сможет наглядно демонстрировать эффекты от динамического изменения факторов в виде дашборда.

Сокращение потерь за счет системы управления рисками

Компания

Производственная компания (мясокомбинат), оборот компании – 2 млрд в год

Цели:

Сократить финансовые потери за счет внедрения системы управления рисками на производстве

Ключевые результаты:

Сокращение потерь на 300 000 рублей в день за счет выявления риска нарушений требований к технологическому процессу на этапе подготовки производства

Минимизация риска финансовых потерь при исполнении проекта

Компания

Производственное предприятие (NDA)

Цели:

Ключевые результаты:

Снижение расхождения в плановом и фактическом бюджете проекта (поставка и монтаж оборудования) с 55–50% до 10–15% за счет внедрения процедур «Управление проектами» и «Управление рисками проектов»

Повысить точность бюджетирования проектов поставки и монтажа оборудования

Повышение скорости документооборота
и сокращение издержек на этот процесс

Компания

Цели:

Ключевые результаты:

Крупный дистрибьютор строительной и горнодобывающей техники (NDA)

Входит в рейтинг РБК ТОП-500 крупнейших по выручке компаний в России

Усилить степень достоверности при идентификации подписывающих по ЭЦП

Снизить риски утраты ЭЦП сотрудниками и неправомерного использования ЭЦП третьими лицами

Определить точки кросс-функциональных конфликтов

Разработан комплект документов, регулирующих порядок вручения, хранения и использования электронной подписи с приложениями

ЛНА прошли внутреннюю проверку и введены в действие во всех подразделениях Заказчика

Сопутствующие результаты, эффект которых предстоит оценить в будущем:

Увеличение скорости и качества документооборота

Уменьшение расходов на оплату курьерских услуг

Сокращение влияния на окружающую среду

Аудит и анализ бизнес-процессов

Компания

Крупное производственное предприятие (NDA)

Какие проблемы решали:

Ключевые результаты:

Сокращение потерь на 300 000 рублей в день за счет выявления нарушений требований к технологическому процессу на этапе подготовки производства

Сокращение количества сотрудников склада готовой продукции на 30% за счет автоматизации действий по оформлению сопроводительной документации

Сокращение времени согласования договоров с 7 дней до 2 дней за счет оптимизации количества действий в процессе и разграничения зон ответственности

Снижение расхождения в плановом и фактическом бюджете проекта (поставка и монтаж оборудования) с 55−50% до 10−15% за счет внедрения процедур «Управление проектами» и «Управление рисками проектов»

Большие операционные затраты внутри компании

Не ясно, кто чем занимается в компании, есть «зоны безответственности»

Частые и длительные оперативные совещания, повестка совещаний содержит одни и те же вопросы

При решении проблемы невозможно найти ответственного, ответственность переводится сотрудниками друг на друга

Вопросы в текущей операционной деятельности решаются долго

Длительный и объемный документооборот

Разработка системы мотивации (KPI)

Компания

Логистическая компания (NDA)

Какие проблемы решали:

Ключевые результаты:

Сокращение затрат на 385 000 рублей в месяц за счет изменения системы мотивации сотрудников отдела продаж, состоящего из 3 человек (снизились затраты на неоправданно высокую мотивацию (по старой формуле), увеличилась конверсия, что позволило существенно снизить затраты на рекламу)

Сокращение сроков передачи первичной документации в бухгалтерию с 1,5 месяцев до 1 недели за счет того, что в системе мотивации на основании сданной документации рассчитываются критерии для формулы мотивации)

Доход сотрудников компании выше, чем прибыль и результаты, которые они приносят компании

Деятельность сотрудников не ориентирована на цели организации

Разработанные регламенты не работают

Все сотрудники получают фиксированный оклад, сотрудники не замотивированы в достижении бизнес-результатов

Руководители процессов не берут на себя ответственность за свой бизнес-процесс и управление им