Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
Кейс — компания «Мегастрой»
Комплексная оптимизация бизнес-процессов, KPI сотрудников и подготовка к автоматизации
Что делать, если процессы компании не успевают за темпами финансового роста? Как найти те точки роста, за счет которых можно продолжить масштабирование и снизить издержки? Рассказываем в кейсе, как на стадии активного роста компании скорректировать KPI сотрудников для ускорения достижения стратегии, сформировать и оптимизировать модель бизнес-процессов, устранить противоречия в кросс-функциональных зонах ответственности.
Строительная компания «Мегастрой»
- Провайдер услуг по комплексным решениям в инженерии
- Рост ключевых показателей увеличивается в два раза ежегодно
- Аудитория проекта, с которой велась работа: 60+ сотрудников, топ-команда
Вводные о ситуации в компании
В связи с активным ростом компании «Мегастрой» объемы работ резко увеличились, что повлекло за собой увеличение штата сотрудников и изменения в организационной структуре. Как следствие, сложившиеся стратегии внутренних коммуникаций и правил в компании устарели. Это актуализировало переход компании от оперативного менеджмента к системному: четкое определение функций сотрудников, определение новых правил кросс-функционального взаимодействия отделов (в том числе в рамках выполнения обязательств по проектам). Иными словами, для увеличения эффективности компании при столь стремительном росте потребовалось описание и автоматизация бизнес-процессов, разработка системы мотивации и вовлечение ключевых сотрудников в проект.
Заказчик обратился с необходимостью регламентировать бизнес-процессы, оптимизировать их и понять, какие участки процессов можно автоматизировать. Грамотное техническое задание — гарантия быстрой, эффективной и удобной автоматизации. С этим запросом компания и пришла к экспертам TSQ Consulting.
Заказчик обратился с необходимостью регламентировать бизнес-процессы, оптимизировать их и понять, какие участки процессов можно автоматизировать. Грамотное техническое задание — гарантия быстрой, эффективной и удобной автоматизации. С этим запросом компания и пришла к экспертам TSQ Consulting.
Цели работы:
- Определить ключевые цели компании на год, способствующие достижению стратегии
- Разработать систему KPI для всех категорий сотрудников
- Определить бизнес-процессы компании
- Оптимизировать процессы
- Определить точки кросс-функциональных конфликтов, влияющие на финансовый результат компании, установить правила для сотрудников
Задачи:
- Проанализировать текущую документацию, организационную структуру и существующие регламенты компании
- Провести стратегическую сессию по определению бизнес-процессов и по их описанию
- Провести рабочие группы с ключевыми сотрудниками по составлению карты бизнес-процессов, регламентов и ТЗ на автоматизацию
- Организовать сессию и провести рабочие группы по оптимизации KPI сотрудников для ускорения достижения стратегии компании
- Аккумулировать текущие данные и сформировать рабочий инструмент (дашборд) для управления системой мотивации
Процесс работы и решения
- Анализ текущей документации и подготовка к стратегической сессии
- Предварительный анализ организационной структуры и существующих регламентов компании
- Составление перечня тем для проработки на стратегической сессии с ключевыми сотрудниками и топ-командой
- Согласование сценария сессии
- Планирование рабочих групп
01 - Проведение стратегической сессии по определению бизнес-процессов верхнего уровняУчастники сессии: высшее руководство и ключевые сотрудники.
Результат: сформирована верхнеуровневая модель бизнес-процессов компании (см. изображение ниже).02 - Проведение рабочих групп по проектам, оформление регламентов процессов и ТЗ на автоматизациюСессии с ключевыми сотрудниками и владельцами процессов, в результате которых:
- определили «красные» зоны кросс-функциональных конфликтов, влияющих на финансовый результат компании
- сформировали регламенты по основным бизнес-процессам
- определили точки входа и выхода, пути и способы автоматизации каждого процесса
Результат: описаны бизнес-процессы с разграничением по зонам ответственности, сформировано четкое ТЗ для дальнейшей автоматизации процессов (пример документа — см. ниже).03 - Корректировка KPI сотрудников под стратегию компании
Сессия с ключевыми сотрудниками и топ-командой, на которой:
- определили ключевые цели компании на год, способствующие достижению стратегии
- определили, на что сейчас направлены KPI отделов
- скорректировали KPI и систему мотивации сотрудников
- сформировали видение инструмента для отслеживания результативности
Результат: дашборд (Excel) с формулами для расчета, определение потоков данных для заполнения факторов.04
Результаты проекта
- Создана основа для автоматизации 17 бизнес-процессовСоздано техническое задание на автоматизацию модели бизнес-процессов (всего 17 бизнес-процессов).
- Система KPI сконцентрирована на ускорение достижения стратегии компанииСкорректированы KPI отделов и сотрудников. Таким образом, появилась бо́льшая ориентированность на вклад каждого сотрудника в реализацию проектов и их эффективность.
- Регламенты компании и правила повышают финансовую эффективность организацииНапример, процессы: работа со складскими остатками и своевременный возврат остатков с объекта, управление паспортами на оборудование.
Связанные практики:
— аудит и трансформация операционной системы
— оптимизация затрат
— управление цепочками поставок
— анализ потенциала процессов и потерь
— подготовка к сертификации
— оптимизация затрат
— управление цепочками поставок
— анализ потенциала процессов и потерь
— подготовка к сертификации
— цифровая трансформация HR-функции
— чат-боты
— нейросети
— роботизация (RPA)
— аналитика и дашборды
— чат-боты
— нейросети
— роботизация (RPA)
— аналитика и дашборды