Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
Кейс — компания «Мегастрой»
Комплексная оптимизация бизнес-процессов, KPI сотрудников и подготовка к автоматизации
Что делать, если процессы компании не успевают за темпами финансового роста? Как найти те точки роста, за счет которых можно продолжить масштабирование и снизить издержки? Рассказываем в кейсе, как на стадии активного роста компании скорректировать KPI сотрудников для ускорения достижения стратегии, сформировать и оптимизировать модель бизнес-процессов, устранить противоречия в кросс-функциональных зонах ответственности.
Строительная компания «Мегастрой»
  • Провайдер услуг по комплексным решениям в инженерии
  • Рост ключевых показателей увеличивается в два раза ежегодно
  • Аудитория проекта: 60+ сотрудников, топ-команда
    Вводные о ситуации в компании
    В связи с активным ростом компании «Мегастрой» объемы работ резко увеличились, что повлекло за собой увеличение штата сотрудников и изменения в организационной структуре. Как следствие, сложившиеся стратегии внутренних коммуникаций и правил в компании устарели. Это актуализировало переход компании от оперативного менеджмента к системному: четкое определение функций сотрудников, определение новых правил кросс-функционального взаимодействия отделов (в том числе в рамках выполнения обязательств по проектам). Иными словами, для увеличения эффективности компании при столь стремительном росте потребовалось описание и автоматизация бизнес-процессов, разработка системы мотивации и вовлечение ключевых сотрудников в проект.

    Заказчик обратился с необходимостью регламентировать бизнес-процессы, оптимизировать их и понять, какие участки процессов можно автоматизировать. Грамотное техническое задание — гарантия быстрой, эффективной и удобной автоматизации. С этим запросом компания и пришла к экспертам TSQ Consulting.
    Цели работы:
    Определить ключевые цели компании на год, способствующие достижению стратегии
    Разработать систему KPI для всех категорий сотрудников
    Определить бизнес-процессы компании
    Оптимизировать процессы
    Определить точки кросс-функциональных конфликтов, влияющие на финансовый результат компании, установить правила для сотрудников
    Задачи:
      Проанализировать текущую документацию, организационную структуру и существующие регламенты компании
      Провести стратегическую сессию по определению бизнес-процессов и по их описанию
      Провести рабочие группы с ключевыми сотрудниками по составлению карты бизнес-процессов, регламентов и ТЗ на автоматизацию
      Организовать сессию и провести рабочие группы по оптимизации KPI сотрудников для ускорения достижения стратегии компании
      Аккумулировать текущие данные и сформировать рабочий инструмент (дашборд) для управления системой мотивации
      Процесс работы и решения
      Анализ текущей документации и подготовка к стратегической сессии
      • Предварительный анализ организационной структуры и существующих регламентов компании
      • Составление перечня тем для проработки на стратегической сессии с ключевыми сотрудниками и топ-командой
      • Согласование сценария сессии
      • Планирование рабочих групп
      01
      Проведение стратегической сессии по определению бизнес-процессов верхнего уровня
      Участники сессии: высшее руководство и ключевые сотрудники.
      Результат: сформирована верхнеуровневая модель бизнес-процессов компании (см. изображение ниже).
        02
        Проведение рабочих групп по проектам, оформление регламентов процессов и ТЗ на автоматизацию
        Сессии с ключевыми сотрудниками и владельцами процессов, в результате которых:
        • определили «красные» зоны кросс-функциональных конфликтов, влияющих на финансовый результат компании
        • сформировали регламенты по основным бизнес-процессам
        • определили точки входа и выхода, пути и способы автоматизации каждого процесса

        Результат: описаны бизнес-процессы с разграничением по зонам ответственности, сформировано четкое ТЗ для дальнейшей автоматизации процессов (пример документа — см. ниже).
        03
        Корректировка KPI сотрудников под стратегию компании

        Сессия с ключевыми сотрудниками и топ-командой, на которой:

        • определили ключевые цели компании на год, способствующие достижению стратегии
        • определили, на что сейчас направлены KPI отделов
        • скорректировали KPI и систему мотивации сотрудников
        • сформировали видение инструмента для отслеживания результативности

        Результат: дашборд (Excel) с формулами для расчета, определение потоков данных для заполнения факторов.
        04
        Результаты проекта
        Создана основа для автоматизации 17 бизнес-процессов
        Создано техническое задание на автоматизацию модели бизнес-процессов (всего 17 бизнес-процессов).
        Система KPI сконцентрирована на ускорение достижения стратегии компании
        Скорректированы KPI отделов и сотрудников. Таким образом, появилась бо́льшая ориентированность на вклад каждого сотрудника в реализацию проектов и их эффективность.
        Регламенты компании и правила повышают финансовую эффективность организации
        Например, процессы: работа со складскими остатками и своевременный возврат остатков с объекта, управление паспортами на оборудование.
        Связанные практики: