Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
холдинг по производству и продаже обуви (NDA)
Автоматизация процесса оценки и развития сотрудников
Как выстроить по-настоящему эффективный процесс непрерывного развития сотрудников внутри компании, какие результаты это принесет и сколько ресурсов при этом придется задействовать? Рассказываем в кейсе.
Многопрофильный холдинг по производству и продаже обуви (NDA)
- Входит в Топ-5 по обороту в своей отрасли
- Производство в России и за рубежом
- Более 400 розничных точек продаж
- Количество сотрудников в компании — более 3500 человек
Вводные о ситуации в компании
Оценка сотрудников проводилась в компании по методу «360 градусов» один раз в год, при этом использовались гугл-таблицы и Excel. По итогам оценки должны были формироваться индивидуальные планы развития для каждого сотрудника по должностям: руководители, менеджеры по продажам, управляющие и территориальные менеджеры.
При этом все результаты оценок и обучающие материалы хранились в разных местах и неудобном формате (файлы, сводные таблицы, отдельные ссылки), работа с ними была затруднительна и отнимала много времени у HR-департамента. Часто результаты не обрабатывались должным образом, ключевые моменты были упущены, что делало процесс малорезультативным. Работа была проведена, но компания не могла опираться на данные оценки для дальнейших управленческих решений.
При этом все результаты оценок и обучающие материалы хранились в разных местах и неудобном формате (файлы, сводные таблицы, отдельные ссылки), работа с ними была затруднительна и отнимала много времени у HR-департамента. Часто результаты не обрабатывались должным образом, ключевые моменты были упущены, что делало процесс малорезультативным. Работа была проведена, но компания не могла опираться на данные оценки для дальнейших управленческих решений.
Проект реализован с командой компании партнера — Beehive. Это HR платформа для автоматизации процессов адаптации, оценки и непрерывного развития сотрудников.
Цель проекта
Автоматизировать процесс оценки и развития сотрудников, чтобы сократить трудозатраты на него и структурировать результаты для удобства использования сотрудниками и бизнес-заказчиками
Целевые метрики
300+ сотрудников
Оценить более 300 сотрудников в каждом департаменте
Ускорить в 2 раза
Сократить время прохождения процесса оценки и анализа результатов в 2 раза
1 платформа
Создать единую платформу, связывающую результат оценки и обучающие материалы
+20% к вовлеченности
Увеличить вовлеченность сотрудников в процесс своего развития внутри компании на 20%
Задачи
- Создать Личный кабинет компании со структурой подразделений, соответствующей компании Заказчика
- Перенести на платформу профили должностей для последующей оценки по ним, а также сформировать недостающие профили
- Адаптировать инструменты оценки под задачи компании (объединение двух отчетов по hard навыкам и по методу «360 градусов»)
- Перенести обучающие материалы компании на платформу для быстрого формирования ИПР (индивидуальных планов развития) по итогам оценки
- Предоставить каждому сотруднику доступ к результатам оценки и ИПР в удобной и наглядной форме
- Интегрировать платформу с системой 1С Заказчика для автоматического обновления списка сотрудников
- Выявить компетенции сотрудников, понять их зоны роста, чтобы далее использовать эту информацию для формирования кадрового резерва
Процесс работы и решения
- Перенос процесса на платформу BeehiveПроцесс оценки и формирования ИПР перенесли на HR-платформу Beehive в формате «Приватного облака». Такой вариант позволяет получить индивидуальное решение на выделенном сервере, не размещая ПО у себя.01
- Адаптировали платформу под задачи компанииАдаптировали платформу под структуру компании для удобства работы. Полностью соблюдена иерархия структурных подразделений, их связь друг с другом, информация о сотрудниках хранится в соответствии с тем подразделением, в котором они работают. Это позволяет быстрее находить информацию о сотрудниках, назначать групповое тестирование, а также проводить анализ результатов по отдельным структурным подразделениям и командам.02
- Оптимизация 2 видов оценки и автоматическое формирование ИПР каждого сотрудникаОбъединили 2 метода оценки (hard skills и «оценка 360») с последующим автоматическим формированием ИПР на основании полученных результатов. ИПР формируется на основе обучающих материалов компании, которые теперь структурированы на единой платформе.03
- Разработка профилей должностиРазработали и разместили на платформе недостающие профили должностей сотрудников для последующей оценки по ним.04
- Настройка прозрачности в презентации результатов оценкиКаждый сотрудник получил персональный Личный кабинет, в котором отображены результаты оценок, рекомендации по переходу на следующий уровень в компании и его индивидуальный план развития с переходом на обучающие материалы. При этом руководители подразделений получили возможность отслеживать прогресс развития своих подчиненных.05
- Настройка автоматической актуализации информацииПровели интеграцию с базой 1С компании для автоматического обновления списка сотрудников.06
Результаты проекта
- Ускорение за счет автоматизацииАвтоматизация всех рутинных процессов по запуску оценки и формированию ИПР, теперь все запускается по «одному щелчку мыши»
- Автоматическая актуализация данныхИнтеграция с 1С позволила устранить ручной труд при актуализации списка сотрудников на платформе, теперь все это делается автоматически
- Создание новых профилей должностей для дальнейшей оценкиРазработали и добавили на платформу новые профили специализаций, которых не хватало компании для оценки сотрудников в этих должностях. Теперь компания полностью готова к работе со всеми актуальными должностями
- Оценка 800+ сотрудниковКроме того, компания получила возможность оценивать не только отдельных сотрудников, но и целые подразделения и команды. При этом формируются командные отчеты, которые дают руководителю информацию о сильных и слабых сторонах команды в целом, а также каких компетенций команде не хватает для успешного выполнения поставленных задач
“
Когда компания вырастает, она просто не может себе позволить неструктурно относиться к работе с сотрудниками, иначе начинается хаос, который негативно влияет на все бизнес-процессы в компании. Первые шаги мы начинали делать давно, сложно, с ошибками, но какую-то систему все-таки выстроили. Это был некий Франкенштейн, которого мы собрали, но который плохо поддавался управлению. Мы видели затраченные ресурсы на поддержание этой системы, но оценка результата при этом была довольно сомнительной, погрешность могла достигать 50%. Мы понимали, что работать «примерно», мы не можем, нам нужны четкие ответы на вполне конкретные вопросы, точные цифры по метрикам, принятым в нашей компании. С нашим масштабом без автоматизации процесса просто не обойтись. Сейчас даже представить не можем, как мы работали с Excel, отнимая время у себя и сотрудников. Приятно замечать, как они с интересом заходят в свои личные кабинеты и ставят заветные галочки после изучения очередного материала. А главное, они видят цель, которую могут достичь, работая в нашей компании.
Команда проекта
Руководитель проекта
HR-аналитик
Бизнес-аналитик
Методолог
IT-разработчик
Связанные практики
Разработаем систему оценки сотрудников и/или проведем диагностику, на результаты которой вы сможете опираться в своих управленческих решениях.
Ускоряем бизнес-процессы и сокращаем объем ручного управления за счет внедрения цифровых решений для эффективной работы с персоналом