Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
Как сохранить мотивацию команды в удаленной работе?
Организациям все чаще приходится искать новые пути решения и разрабатывать нестандартные способы получения прибыли. В купе с затяжным периодом удаленного режима все это снижает мотивацию сотрудников и, как следствие, качество и скорость их работы. Такая ситуация может привести к большим финансовым потерям бизнеса в то самое время, когда важно сохранять мощности и даже наращивать их, чтобы остаться конкурентноспособным.
Многие руководители столкнулись с трудностями по переводу компании в режим удаленной работы в самом начале карантина: пришлось потратить много сил, чтобы коллеги подключили нужную технику, заново отстроили свои процессы в нестандартной локации и постоянно были подключены к рабочим аккаунтам. Но это был только первый шаг на пути к сохранению и повышению эффективности удаленных сотрудников. Следующий критически важный вопрос: как поддержать мотивацию людей, которые продолжают работать из дома? Сейчас, когда еще не все компании вернулись в офисы, и перспективы второй волны постоянно обсуждаются в СМИ, он звучит особенно остро.

В кризисные периоды люди склонны фокусироваться на текущих ежедневных задачах, чтобы сохранить рабочий ритм. Они стараются следовать ранее согласованному плану и выполнить поставленные KPI в то время, как приоритет должен отдаваться поиску решений новых глобальных проблем, с которыми сталкивается бизнес. Однако некоторые команды показывают высокие результаты даже в такие периоды неопределенности, несмотря на все сложности: они увеличивают долю рынка и получают лояльность покупателей не только за счет новых решений, но и через поддержание продуктивности на прежнем и даже более высоком уровне. Другими словами, они умеют адаптироваться.

Карантин стал для многих компаний проверкой на стрессоустойчивость, потребовав невероятной скорости принятия решений. Задача текущего периода — использовать и закрепить полученный опыт, чтобы выиграть в долгосрочной перспективе.
Исследования мотивации удаленных сотрудников
Так как академические исследования продуктивности удаленной работы в кризисной ситуации обычно проводятся в контексте изучения других показателей, сложно получить подтвержденные данные о связи мотивации и работы вне офиса. Некоторые из них говорят, что мотивация на удаленке падает, другие — что она возрастает.

Исследования компании Vega Factor нашли баланс между этими противоположными тезисами: «мотивация сотрудников зависит не от кризиса самого по себе, а от того, как вы с ней работаете». Они изучили более 20 000 работников и 50 ключевых компаний по всему миру, чтобы выяснить, что мотивирует людей в работе и как удаленная занятость влияет на мотивацию сотрудников.
Оказалось, что сильнее всего переход на удаленный режим снижает вовлеченность и результативность в том случае, когда он осуществляется принудительно, а не по инициативе работника.

Результаты измерений показывают заметную разницу в уровне мотивации у тех сотрудников, для которых переход в онлайн-режим был вынужденной мерой. В контексте событий 2020 это – ситуация, в которой оказалось подавляющее большинство компаний.

То же исследование определило три негативных фактора, которые обычно ведут к сокращению производительности труда и мотивации. В период коронавируса они становятся еще более значимыми.
Как сохранить мотивацию команды в удаленной работе
Факторы, снижающие уровень мотивации и продуктивности
Эмоциональное и экономическое давление
Сейчас их влияние на рабочие процессы наиболее значительно, так как люди боятся потерять работу, в то время, как им нужно платить ипотеку и заботиться о своем здоровье. Постоянный поток тревожных новостей, вопросы о том, как безопасно купить продукты, и переживания за родственников заставляют всех испытывать постоянный стресс. В таких условиях акцент смещается, и концентрация на работе уходит на второй план.
Инертность
Апатия и равнодушие, возрастающие вместе с тем, как сотрудники задаются вопросом, а есть ли смысл вообще стараться, если все может разрушиться в любой момент.
Инструмент: Развивающая беседа
Предотвратить появление этих трех факторов, негативно влияющих на мотивацию сотрудников, еще в доковидную эпоху помогал вовлекающий менеджмент.

Развивающая беседа
Регулярный, детально продуманный диалог один на один с каждым сотрудником.
Ключевые аспекты беседы:
  • анализ текущей ситуации сотрудника: «Что происходит сейчас?»
  • выявление и обсуждение проблем: «Что было не так? С какими сложностями столкнулся?»
  • работа над ошибками: «Что будешь делать по-другому, чтобы избежать подобных проблем?»
  • планы на ближайшее время: «На чем сфокусируешь свое внимание, чтобы не потерять / усилить продуктивность?»
Чтобы наладить системную работу с процессом мотивации сотрудников, мы предлагаем углубиться в изучение мотивационных схем и подобрать лучшее решение: выстроить стройную систему мотивации, внедрить регулярные практики, создать вовлекающую среду. Как это сделать, рассказываем в нашем курсе.
  • 13 подробных видео-уроков длительностью до 30 минут
  • наборы методических материалов к каждому уроку
  • инструкции и чек-листы
  • задания для заземления полученных знаний и инструментов в своей компании
Можно определить и позитивные факторы мотивации, которые ведут к увеличению показателей работы даже в кризис. Но важно понимать, что их действие будет недолгим, если не принять необходимые меры поддержки вовремя. Самый сильный — Игра. Взаимодействие с коллегами и игровые составляющие в рабочих процессах помогают сотрудникам держать себя в тонусе и чувствовать азарт в борьбе за результат.
О том, как создать геймификацию под задачи бизнеса, рассказывала Александра Захарова в одном из своих выступлений. Смотрите видео.

Почему геймификация может не работатьчитайте в статье нашего блога.
Людям нравится находить решения сложных задач в процессе совместного обсуждения и чувствовать себя частью команды. Но этот эффект сильно снижается в условиях дистанционного взаимодействия. Выполнение работы из дома становится сложнее само по себе, а отсутствие личного контакта с коллегами уничтожает «магию совместной работы». Часто возникают недопонимания, цепочка принятия решений удлиняется, генерировать идеи становится сложнее. Целеустремленность также снижается, так как члены команды перестают ощущать свой вклад в работу коллег и удовлетворенность клиентов, особенно если рядом нет никого, кто мог бы напомнить об этом. И последнее, падает Потенциал сотрудников. Особенно, если у людей нет доступа к коллегам, которые обеспечивают постоянную обратную связь и развивают их.

В условиях коронавируса все шесть факторов начинают поcтепенно работать на снижение мотивации. И если руководители бизнеса не предпримут своевременных шагов, эти перемены неизбежно приведут к снижению качества, адаптивности и креативности именно в тот момент, когда пост-коронавирусное восстановление потребует от компании работы на максимальных мощностях.
Что могут сделать руководители?
Несмотря на стресс и отсутствие сил, работа остается для многих единственной точкой опоры в период полной неопределенности. Наверняка вам знакомы истории людей, которые, переживая серьезные проблемы в семье или личностный кризис, начинают работать с удвоенной силой. Сосредоточенность на трудовых обязанностях помогает им перенести энергию с переживания негативных эмоций на созидательный процесс. А регулярность рабочего графика поддерживает такое необходимое ощущение стабильности в жизни.
Инструмент: Ежедневные утренние собрания в Zoom
Для стабилизации ситуации крайне важна регулярность и прозрачность. Каждое утро в определенное время команда встречается с включенными камерами.
Каждый отвечает на 3 вопроса ровно 3 минуты:
  • Что сделано вчера?
  • Что буду делать сегодня?
  • С какими проблемами столкнулся?
Инструмент: Доска достижений
Важно выделять наиболее вовлеченных сотрудников, это покажет ваше чувство благодарности к ним и замотивирует остальных.
  • Создайте общий чат команды в мессенджере (хотя, наверняка, он у вас уже есть)
  • Регулярно пишите туда короткие посты о наиболее продуктивных сотрудниках. Отмечайте как реальные успехи, так усердие и работоспособность. Помните, что позитивная обратная связь – главный козырь в мотивации.
По некоторым данным, финансовые аналитики, работая по 18 часов в день во время экономического кризиса, показывают самый высокий уровень мотивации и результатов в карьере. Военные ветераны аналогичным образом говорят о самых значимых днях своей службе. Во время пандемии люди организуют волонтерскую доставку продуктов и помогают пенсионерам. Учителя проводят онлайн-уроки и мастер-классы, осваивают платформы дистанционного образования и даже используют компьютерные игры в обучении. Никто из них не готов сидеть без дела в безопасных условиях, даже если ситуация не вынуждает перерабатывать и рисковать, потому что концентрация на работе и помощи другим помогает легче пережить неспокойные времена. То же самое работает и для крупных компаний. Приведенные примеры призваны показать руководителям, что работа может принести заряд энергии, так необходимый их командам в ситуации вынужденной изоляции. Это не значит, что нужно загрузить сотрудников работой до предела, но рациональная организация удаленных процессов и участия в результатах компании могут стать мотивацией и смыслом просыпаться по утрам сами по себе.
Инструмент: Корректирующая обратная связь
В процессе удаленной работы часть сотрудников традиционно теряют в эффективности. Задача руководителя не махать на них рукой, а развивать через диалог.
  • Назначьте сотруднику тет-а-тет в Zoom (или другой платформе)
  • Оставьте эмоции «за бортом». Опишите существующие рабочие ситуации, где сотрудник показал плохой результат, при помощи фактов
  • Помните, что важно критиковать действия, но не самого человека.
  • Задайте сотруднику открытые вопросы «Почему это произошло?», «Что ты можешь сделать, чтобы усилить свою продуктивность?», «Как я или команда можем тебе помочь?»
  • Внимательно выслушайте сотрудника
Но сфокусироваться только на выполнении рутинной работы — главная ошибка, которую вы и ваши сотрудники могут допустить. Присутствие рамок и инструкций действительно помогает людям справляться с работой из дома быстрее. Дайте сотрудникам четкое понимание своих ожиданий в новом графике: в какое время они должны быть на связи, какие платформы использовать, на каких встречах присутствовать. Но не перегибайте с контролем. Некоторые исследования подтверждают, что в таком случае сотрудникам кажется, что их компетентность ставят под сомнение, им не доверяют, требуют круглосуточной включенности в дела. Чрезмерный объем формальных процедур создает гнетущую атмосферу демотивации и напрямую сказывается на результатах. В таких случаях люди склонны переключаться из режима креативного мышления и решения задач в режим выполнения критического минимума, что немедленно скажется на результатах.
Инструмент: Неформальная встреча / онлайн-бар
Для снижения градуса формальности заведите за правило регулярно встречаться «без галстуков»
  • выберите нерабочее время, когда дружеское общение уже приемлемо
  • смоделируйте в zoom посиделки в баре: предложите команде налить себе бокал вина, открыть пива или просто заварить ароматного чая
  • будьте фасилитатором беседы: предложите команде темы неформального для общения: «Кем я мечтал стать в детстве?», «Если бы я выиграл миллиард рублей» и т.п.
Как только люди расслабятся и разговорятся, пусть диалог идёт в свободном русле.
Решение значимых проблем сотрудниками и персональный вызов
Более экологичный подход — обратить внимание не на то, как сотрудники работают, а на то, что именно они могут сделать для компании в сложившейся ситуации. Управляйте достижениями, а не рутиной. Дайте людям возможность экспериментировать и решать наиболее значимые проблемы бизнеса. Они могут быть уникальными для каждой компании и совсем не очевидными поначалу. Помогите сотрудникам их найти. Попробуйте начать с вопросов:
  • «Как мы можем предоставить лучший сервис нашим клиентам?»
  • «Что наша команда может исправить, чтобы получать более высокие результаты?»
  • «Что может привести к росту даже в трудные времена?»
  • «Почему эти проблемы актуальны, значимы и интересны для решения?»
Так вы найдете точки роста для бизнеса в целом и своих сотрудников в частности.
Компании по всему миру сейчас вынуждены находить новые подходы к своей работе. Косметические бренды запускают производство антисептиков. Страховые компании ищут способы сократить количество внутрикорпоративных чатов ради общения с клиентами. Ивент-агентства учатся проводить вечеринки онлайн, тестируя незнакомые форматы каждый день. У таких компаний продуктивность остается высокой, а в некоторых случаях даже увеличивается по сравнению с докризисными показателями.

Их успех основан на том, что они не рассчитывают исключительно на масштабные программы и системные подходы, которые требуют согласования с высшим руководством. Они стремятся обеспечить каждому сотруднику ощущение, что у него есть персональный вызов, с которым он может справиться. И в каждом конкретном случае эти вызовы могут варьироваться от самых маленьких, например, как лучше выстроить общение с клиентами без офиса, до таких больших, как трансформация бизнеса в онлайн-формат.
Как организовать удаленную команду в условиях кризиса?


Переход от тотального контроля к вовлечению удаленной команды в организацию рабочих процессов звучит красиво в теории. Но если вам кажется, что начать его реализовывать непросто, вы не одиноки. Крайне мало компаний готовы экспериментировать, даже если в перспективе это даст позитивный скачок в мотивации в несколько раз.


В контексте текущего кризиса, связанного с COVID-19, мы можем предложить ряд простых рекомендаций, полученных на базе опыта исследованных компаний, уже работающих удаленно.
Как организовать удаленную команду в условиях кризиса
  • Изучите способы поддержания рабочего настроя, которыми уже пользуются сотрудники, и создайте лучшую систему мотивации
    Для этого можно использовать готовые инструменты или разработать собственную систему оценки. А затем обсудить результаты с сотрудниками. Вы можете спросить: «Как текущая ситуация влияет на вас в моменте?» или «Какие механики вы используете, чтобы мотивировать себя, найти опору в текущей ситуации?» А дальше ваша задача сводится к тому, чтобы слушать и создать комфортную среду, в которой другие смогут высказаться. Результаты обсуждения станут вашей основой для разработки стратегии мотивации. Так идеи сотрудников непосредственно превратятся в план действий для руководства или HR-департамента.
  • Рассматривайте сотрудников не с точки зрения имеющихся навыков, а с учетом их потенциала
    Обратите внимание, какие новые роли сотрудники взяли на себя за прошедшие месяцы. Период выхода из карантина— не время для отказа от обучающих и развивающих программ. Инвестиции в персонал сейчас позволят развить его гибкость и адаптивность в будущем.
  • Не забывайте про задачи, которые помогут адаптироваться к кризису
    Убедитесь, что ваша еженедельная рутина не сосредоточена исключительно на рутинных задачах (выполнение конкретного плана, обработка определенного количества заявок или ответа на заданный объем запросов). Часть времени стоит отвести на работу, которая помогает адаптироваться к кризису. В ней может не быть четкого плана, но должно присутствовать место для поиска новых решений и экспериментов.
Недельный план поддержания удаленной команды для руководителя
Понедельник
Начните неделю с регулярной встречи, посвященной следующим вопросам:
  1. Какой вклад в работу компании мы внесли на прошлой неделе? Чему мы научились?
  2. Какие задачи нам предстоит выполнить на этой? Как распределим ответственность?
  3. Как мы можем помочь друг другу в выполнении этих задач?
  4. В каких сферах мы попробуем новые экспериментальные решения, чтобы улучшить свои результаты?
  5. Какие эксперименты мы проведем, и кто будет отвечать за каждый из них?
Вторник – четверг
Проведите как минимум одну индивидуальную встречу с каждым из членов вашей команды. Постарайтесь помочь им справится с проблемами, которые представляют для них наибольшую трудность, чтобы поддержать уровень мотивации. Также можно провести и небольшую групповую встречу, на которой сотрудники смогут найти совместные способы решения наиболее трудных задач.
Пятница
Рефлексируйте. Проанализируйте опробованные за неделю эксперименты, допустим, в формате презентации, на которой рабочие группы покажут полученные метрики и поделятся инсайтами. Одновременно с этим помогите сотрудникам отследить мотивацию и прогресс друг друга. Спросите у коллег, с чем было труднее всего справляться, а что – вдохновляло.
Мы знаем, что этот подход работает, потому что неоднократно помогали компаниям выявить проблемы и найти ресурсы для их решения в условиях необходимой адаптации к новым условиям, в то время как другие компании с удвоенной силой напирали на правила и соблюдение формальных процедур.

Вместо того, чтобы сдерживать поток неизбежных изменений, можно найти в нем источник энергии и новый формат динамической стабильности. Ставьте своей целью показать на удаленке даже более высокие результаты, чем при обычной офисной работе. И эта большая задача поможет вам развиваться, выбирая смелые решения, даже когда кризис закончится.
Чтобы наладить системную работу с процессом мотивации сотрудников, мы предлагаем углубиться в изучение мотивационных схем и подобрать лучшее решение: выстроить стройную систему мотивации, внедрить регулярные практики, создать вовлекающую среду. Как это сделать, рассказываем в нашем курсе.
  • 13 подробных видео-уроков длительностью до 30 минут
  • наборы методических материалов к каждому уроку
  • инструкции и чек-листы
  • задания для заземления полученных знаний и инструментов в своей компании
Читайте также:
Самая свежая статья
Новые мысли, идеи и методики по системе управления персоналом, стратегическому развитию компании и повышению эффективности сотрудников.