Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
Кейс — крупный дистрибьютор строительной техники
Повышение скорости документооборота и сокращение издержек на этот процесс
Как ускорить и облегчить обмен документами между разными подразделениями компании, расположенными по всей территории России, увеличить скорость обмена документами и доступность информации и повысить экологичность документооборота? Причем сделать это за счет грамотной подготовки нормативной документации о внедрении электронной цифровой подписи? Рассказываем об этом в кейсе.
Крупный дистрибьютор строительной и горнодобывающей техники (NDA)
  • Более 20 лет на рынке
  • Входит в международную группу компаний дистрибьютора ведущих мировых брендов оборудования
  • Входит в рейтинг РБК ТОП-500 крупнейших по выручке компаний в России
  • Разделяет стратегию устойчивого развития и практикует регулярную отчетность по КСО и устойчивым практикам в компании
  • Представлена в 20+ городах России
  • Количество сотрудников — более 1000 человек
    Вводные о ситуации в компании
    К нам обратилась компания, подразделения которой расположены в разных регионах и городах России. При этом некоторые подразделения состоят из одного-двух человек, и работа этих сотрудников в основном носит разъездной характер. Свои рабочие процессы компания постепенно переводит в дистанционный формат, и сейчас у неё появилась необходимость регламентации процесса электронного документооборота. Чтобы решить эту задачу, компания обратилась к TSQ Consulting для разработки комплекта локальных нормативных актов (далее — ЛНА), которые будут регламентировать подписание документов электронными цифровыми подписями (далее — ЭЦП).
    Цели работы:
    Снизить риски утраты ЭЦП сотрудниками и неправомерного использования ЭЦП третьими лицами
    Придать юридическую силу электронным документам, подписанными сотрудниками с использованием ЭЦП
    Усилить степень достоверности при идентификации подписывающих по ЭЦП, в том числе в рамках трудовых отношений между Заказчиком и его работниками
    Оптимизировать процессы
    Определить точки кросс-функциональных конфликтов, влияющих на финансовый результат компании, установить правила для сотрудников
    Задачи:
      Провести первичное онлайн-интервью с Заказчиком
      Провести анализ предоставленных Заказчиком ЛНАв, которые регулируют кадровые процессы внутреннего ЭДО
      Определить риски работодателя при переходе на внутренний электронный документооборот
      Сформировать механизм внедрения ЭЦП в ЭДО
      Согласовать с Заказчиком комплект регламентирующих документов
      Команда проекта
      консультант в области юриспруденции и права
      менеджер проекта
      Формы работы:
        Анализ существующих регламентирующих процесс документооборота ЛНА Заказчика
        Интервью с владельцами процесса
        Онлайн-встречи команды Исполнителя с командой Заказчика
        Перекрестный анализ проектов документов
        Процесс работы
        Аудит существующего в компании бизнес-процесса документооборота и действующих ЛНА
        Разработка рабочего, не рискового для работодателя механизма обмена электронными документами между сотрудниками компании
        Подготовка комплекта документов, описывающего разработанный механизм
        Результаты проекта
        Создан комплект регламентирующих документов

        Разработан комплект документов, регулирующих порядок вручения, хранения и использования электронной подписи с приложениями в составе:

        • Соглашения между работником и работодателем об использовании электронной подписи
        • Регламента по использованию электронной подписи
        • Положения о процедуре выдачи и хранения ЭЦП
        Внедрен новый документооборот
        Разработанные документы позволяют придать юридическую силу документам внутреннего ЭДО, подписанными всеми видами электронных подписей, в том числе простой.

        ЛНА прошли внутреннюю проверку и введены в действие во всех подразделениях Заказчика.
        Сопутствующие результаты, эффект которых предстоит оценить в будущем:
        • Увеличение скорости и качества документооборота
        • Уменьшение расходов на оплату курьерских услуг
        • Сокращение влияния на окружающую среду
        Связанные практики: