Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
КЕЙС — дистрибьютор медицинского оборудования (NDA)
Описание и оптимизация бизнес-процессов
Как составить карту бизнес-процессов, найти точки оптимизации и трансформировать организационную структуру для сокращения зон пересечений и потерь компании? Рассказываем в кейсе.
Крупный дистрибьютор медицинского оборудования
  • Импортёр медицинского оборудования и стоматологических материалов на российском рынке и в странах Ближнего Зарубежья
  • Существуют более 15 лет на рынке
  • Портфель товаров: 5 эксклюзивных брендов
  • Собственные производственные площадки и учебные центры
  • Количество сотрудников свыше 200 человек
Вводные о ситуации в компании
За последние годы компания стремительно растет — объем работ резко увеличился, что повлекло за собой увеличение штата сотрудников, изменения в организационной структуре. И как следствие, сложившиеся стратегии внутренних коммуникаций, матрица распределения ответственности и правила в компании устарели.

Заказчик обратился в TSQ Consulting с целью актуализировать бизнес-процессы, оптимизировать их и понять, какие участки процессов можно автоматизировать.
Аудитория проекта
Владельцы процессов, руководители и ключевые сотрудники подразделений со стороны Заказчика. Всего более 50 человек.
Цель работы
Выстроить бизнес-процессы и структуру подчиненности в группе компаний, распределить роли и зоны ответственности.
Задачи проекта
Описание зон ответственности персонала для четкого понимания подчиненности и схемы принятия решений
Полное понимание сотрудниками того, за что они отвечают, понимание ими ролей в данных процессах
Описание бизнес-процессов «as is»
Определение возможности оптимизации бизнес-процессов
Внесение предложений по оптимизации процессов
Описание процессов «to be»
Оформление проектов должностных инструкций персонала в согласованной с Заказчиком форме
Процесс работы и решения
1. Аудит, интервью всех подразделений компании
  • Анализ исходных данных, предоставленных Заказчиком, формирование предварительного реестра бизнес-процессов по подразделениям
  • Интервью сотрудников по подразделениям
  • Уточнение процессов, которые осуществляются в подразделениях, оформление и согласование финальной версии реестра бизнес-процессов
  • Определение матрицы ответственности и организационной структуры
2. Описание процессов «as is»
  • Интервьюирование/проведение рабочих групп с сотрудниками, непосредственно выполняющими функции в рамках процесса
  • Оформление процессов «as is»
  • Формирование списка возможных метрик для оценки процессов
3. Формирование точек оптимизации процессов
  • Сокращение количества этапов процесса
  • Сокращение точек согласования
  • Исключение циклов согласования информации
  • Параллелизация процессов
  • Исключение ненужных шагов процесса
  • Улучшение характеристик шагов процесса
  • Четкое распределение зон ответственности
  • Устранение разрывов и «узких» мест
  • Обратная связь от точки анализа до точки ответственности
  • Сокращение излишней детализации
4. Описание процессов «to be»
  • Проведение рабочих групп с командой по каждому процессу, обсуждение предложений по оптимизации и улучшениям «to be» процесса
  • Оформление окончательных версий карт процессов «to be» с учетом пожеланий
  • Формирование предложений по улучшениям бизнес-процессов, которые должны быть внедрены
5. Завершение проекта
  • Передача разработанных документов Заказчику в форматах WORD, EXCEL, VISIO
  • Выгрузка HTML-навигатора
Результаты проекта
Оформлена организационная структура группы компаний и матрица ответственности персонала
Всего 87 должностей (в группу компаний входит 5 юридических лиц), участвующих в бизнес-процессах (руководитель процесса, Заказчик процесса, ответственные исполнители и пр.)
Определены реестр и системы бизнес-процессов
Декомпозиция до 4-уровневой системы:
  • 1 уровень: 7 моделей
  • 2 уровень: 107 бизнес-процессов
  • 3 уровень: 322 бизнес-процесса
  • 4 уровень: 552 бизнес-процесса
Проанализированы процессы «as is» и созданы точки оптимизации
Создана база для дальнейшего обучения и адаптации новых сотрудников
Описаны процессы «to be», сформировано единое информационное пространство для управления разработанной документацией
Определены рекомендации для повышения эффективности бизнес-процессов и реорганизации организационной структуры
Связанные практики