Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
КЕЙС — дистрибьютор медицинского оборудования (NDA)
Описание и оптимизация бизнес-процессов
Как составить карту бизнес-процессов, найти точки оптимизации и трансформировать организационную структуру для сокращения зон пересечений и потерь компании? Рассказываем в кейсе.
Крупный дистрибьютор медицинского оборудования
- Импортёр медицинского оборудования и стоматологических материалов на российском рынке и в странах Ближнего Зарубежья
- Существуют более 15 лет на рынке
- Портфель товаров: 5 эксклюзивных брендов
- Собственные производственные площадки и учебные центры
- Количество сотрудников свыше 200 человек
Вводные о ситуации в компании
За последние годы компания стремительно растет — объем работ резко увеличился, что повлекло за собой увеличение штата сотрудников, изменения в организационной структуре. И как следствие, сложившиеся стратегии внутренних коммуникаций, матрица распределения ответственности и правила в компании устарели.
Заказчик обратился в TSQ Consulting с целью актуализировать бизнес-процессы, оптимизировать их и понять, какие участки процессов можно автоматизировать.
Заказчик обратился в TSQ Consulting с целью актуализировать бизнес-процессы, оптимизировать их и понять, какие участки процессов можно автоматизировать.
Аудитория проектаВладельцы процессов, руководители и ключевые сотрудники подразделений со стороны Заказчика. Всего более 50 человек.
Цель работыВыстроить бизнес-процессы и структуру подчиненности в группе компаний, распределить роли и зоны ответственности.
Задачи проекта
- Описание зон ответственности персонала для четкого понимания подчиненности и схемы принятия решений
- Полное понимание сотрудниками того, за что они отвечают, понимание ими ролей в данных процессах
- Описание бизнес-процессов «as is»
- Определение возможности оптимизации бизнес-процессов
- Внесение предложений по оптимизации процессов
- Описание процессов «to be»
- Оформление проектов должностных инструкций персонала в согласованной с Заказчиком форме
Процесс работы и решения
- Анализ исходных данных, предоставленных Заказчиком, формирование предварительного реестра бизнес-процессов по подразделениям
- Интервью сотрудников по подразделениям
- Уточнение процессов, которые осуществляются в подразделениях, оформление и согласование финальной версии реестра бизнес-процессов
- Определение матрицы ответственности и организационной структуры
- Интервьюирование/проведение рабочих групп с сотрудниками, непосредственно выполняющими функции в рамках процесса
- Оформление процессов «as is»
- Формирование списка возможных метрик для оценки процессов
- Сокращение количества этапов процесса
- Сокращение точек согласования
- Исключение циклов согласования информации
- Параллелизация процессов
- Исключение ненужных шагов процесса
- Улучшение характеристик шагов процесса
- Четкое распределение зон ответственности
- Устранение разрывов и «узких» мест
- Обратная связь от точки анализа до точки ответственности
- Сокращение излишней детализации
- Проведение рабочих групп с командой по каждому процессу, обсуждение предложений по оптимизации и улучшениям «to be» процесса
- Оформление окончательных версий карт процессов «to be» с учетом пожеланий
- Формирование предложений по улучшениям бизнес-процессов, которые должны быть внедрены
- Передача разработанных документов Заказчику в форматах WORD, EXCEL, VISIO
- Выгрузка HTML-навигатора
Результаты проекта
- Оформлена организационная структура группы компаний и матрица ответственности персоналаВсего 87 должностей (в группу компаний входит 5 юридических лиц), участвующих в бизнес-процессах (руководитель процесса, Заказчик процесса, ответственные исполнители и пр.)
- Определены реестр и системы бизнес-процессовДекомпозиция до 4-уровневой системы:
- 1 уровень: 7 моделей
- 2 уровень: 107 бизнес-процессов
- 3 уровень: 322 бизнес-процесса
- 4 уровень: 552 бизнес-процесса
- 1 уровень: 7 моделей
- Проанализированы процессы «as is» и созданы точки оптимизации
- Создана база для дальнейшего обучения и адаптации новых сотрудников
- Описаны процессы «to be», сформировано единое информационное пространство для управления разработанной документацией
- Определены рекомендации для повышения эффективности бизнес-процессов и реорганизации организационной структуры
Связанные практики
— аудит и трансформация операционной системы
— оптимизация затрат
— управление цепочками поставок
— анализ потенциала процессов и потерь
— подготовка к сертификации
— оптимизация затрат
— управление цепочками поставок
— анализ потенциала процессов и потерь
— подготовка к сертификации