Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
Аудит бизнес-процессов
отдела по подбору персонала
Как понять, что препятствует выполнению показателей эффективности отдела и какие процессы перегружают ключевых сотрудников? Рассказываем в кейсе, как выявить эти бизнес-процессы и каким образом оптимизировать работу департамента, чтобы повысить эффективность функции.
Обсудить работу с вашей компанией
Российская нефтяная компания (NDA)
  • Входит в Пятерку ведущих нефтегазовых компаний России
  • Годовой оборот — более 7 трлн. руб.
  • Количество сотрудников: более 100 тыс. чел.
  • Количество сотрудников в отделе подбора персонала: 8 человек
Вводные о ситуации в компании
Компания обратилась к TSQ Consulting для повышения эффективности работы HR-департамента. За последний год темп подбора снизился, показатели KPI отдела регулярно не выполнялись, сроки срывались, но объективных причин для этого компания самостоятельно выявить не смогла. На взгляд руководителя, сотрудники добросовестно выполняют свою работу.

Однако сколько времени тратится на целевые задачи и достижение важных KPI, а сколько — на решение второстепенных / побочных вопросов, сотрудники и руководитель департамента точно сказать не смогли. Есть убеждение, что существенная часть времени тратится на выполнение смежных задач с другими отделами и процессы, которые можно либо автоматизировать, либо делегировать подрядчикам.
Цель работы:
Определить пути оптимизации бизнес-процессов подразделения, повышения эффективности и качества работы сотрудников подразделения по подбору персонала.
Формы работы:
    • Анализ документации департамента
    • Интервью с сотрудниками подразделения
    • Анализ процессов, трудозатрат и потерь

      При аудите учитывались следующие методики и инструменты управления:
      • Принципы менеджмента качества, положенные в основу ИСО 9001:2015
      • Системный и процессный подходы к менеджменту
      • Цикл PDCA
      • Руководящие указания по применению процессного подхода к системам менеджмента. Документ ISO №544 R3
      • Руководящие указания по аутсорсинговым процессам. Документ ISO № 630 R3
    Процесс работы и решения
    • Предварительный анализ нормативных актов подразделения
    • Составление перечня вопросов (чек-листа) для аудита на местах
    • Проведены интервью с сотрудниками подразделения
    • Проведена оценка трудозатрат и зон ответственности, определение противоречий и «слепых зон» в процессах
    • Проведен хронометраж загрузки персонала, выявлены пути снижения загрузки персонала
    • Описаны замечания к нормативным документам для их дальнейшей актуализации
    • Выявлены пути снижения загрузки персонала
    • Определены и описаны в виде диаграмм бизнес-процессы подразделения
    • Оформлены рекомендации для повышения эффективности работы отдела
    • Анализ документов
      • Предварительный анализ нормативных актов подразделения
      • Составление перечня вопросов (чек-листа) для аудита на местах
    • Аудит на местах
      • Проведены интервью с сотрудниками подразделения
      • Проведена оценка трудозатрат и зон ответственности, определение противоречий и «слепых зон» в процессах
      • Проведен хронометраж загрузки персонала, выявлены пути снижения загрузки персонала
    • Написание отчета и рекомендаций по оптимизации процессов
      • Описаны замечания к нормативным документам для их дальнейшей актуализации
      • Выявлены пути снижения загрузки персонала
      • Определены и описаны в виде диаграмм бизнес-процессы подразделения
      • Оформлены рекомендации для повышения эффективности работы отдела
    Результаты проекта
    • 37% времени тратится на нецелевые действия
      Выявлены функции персонала, не добавляющие ценности для организации: 37% рабочего времени отдела используется не целевым образом.
    • Компания получила основу для трансформации работы отдела
      Данный проект послужил основой для реорганизации отдела персонала, пересмотра функциональной нагрузки персонала, а также передачи нецелевых функций отдела смежным подразделениям.
    • Рекомендации по автоматизации от лидеров практик TSQ
      Помимо рекомендаций по изменению нормативных документов и реорганизации работы отдела, эксперты предложили варианты автоматизации некоторых процессов для сокращения трудозатрат ключевых сотрудников и снижения потерь из-за ручного труда.
    Примеры результата работы в рамках отчета:
    Связанные практики:
    Операционная эффективность
    — аудит и трансформация операционной системы
    — оптимизация затрат
    — управление цепочками поставок
    — анализ потенциала процессов и потерь
    — подготовка к сертификации
    Автоматизация HR-процессов
    — цифровая трансформация HR-функции
    — чат-боты
    — нейросети
    — роботизация (RPA)
    — аналитика и дашборды
    Заказать проект
    Смотреть другие кейсы