Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
Оптимизация процессов и создание системы управления операционной эффективностью
Когда в организации четко отлажена система, распределены зоны ответственности, установлены и соблюдаются регламенты, бизнес становится более гибким и адаптивным к влиянию внешних факторов (экономика, международные события, политика, экология и тд). Как провести аудит внутренних процессов, увидеть узкие места, оптимизировать процессы и сделать организацию более устойчивой и адаптивной? Рассказываем в статье.
6 июля 2020 г.
Чтение этой статьи займет 15 минут
специалист по оптимизации бизнес-процессов и операционной эффективности TSQ Consulting
По данным аппарата уполномоченного по защите прав предпринимателей 20% компаний никогда не откроются после пандемии, около 3 лет займет процесс восстановления у 50% компаний.

О чем говорят эти цифры? О том, что есть обстоятельства непреодолимой силы, и бизнес им может быть серьезно подвержен. Но только ли об этом?
Внутренние факторы, влияющие на состояние бизнеса
Кроме внешних факторов (состояние экономики, социальные факторы, международные события, политика, экология и пр), на состояние и выживаемость бизнеса влияют так же внутренние факторы:
  • организация управления;
  • креативность команды;
  • цели организации;
  • корпоративная культура;
  • бизнес-процессы;
  • лидерство руководителей и пр.
Порядок во внутренних факторах – однозначно, не панацея. При этом, когда в организации четко отлажена система, распределены зоны ответственности, установлены и соблюдаются правила (регламенты), бизнес становится более гибким и адаптивным к внешней среде.
Сравните 2 ситуации:
Ваш бизнес прозрачен, вы четко понимаете свою бизнес-модель, риски и возможности, компетенции и возможности команды и понимаете, какой рычаг нужно задействовать, чтобы скорректировать направление вашего «корабля».
Вам сначала нужно разобраться, как работает то, чем вы «управляете», продумать курс, и только потом менять. И на это уходит драгоценное время.
Что делать, чтобы сделать компанию более устойчивой и адаптивной? Индикаторы эффективной управленческой системы
В чем отличие компаний, которые внедряют эффективные инструменты управления? От того, что регламенты у вас просто будут – компания не станет более гибкой, адаптивной устойчивой. Но если вы видите системно и эффективно работающую компанию, то со 100% вероятностью там присутствуют следующие факторы:
1
Лидер у «руля»
Это чаще собственник, чем директор. Он задает ритм изменениям компании. Он сам участвует в рабочих группах по ТОП-овым внутренним проектам. Адекватно оценивает ресурсы компании и признан сотрудниками как лидер. Он вовлечен и лоялен к своей компании и вовлекает остальных сотрудников.
2
Вовлеченность команды
«Короля делает свита» и хоть Макиавелли и был далек от эффективности управления, но был прав в том, что от команды зависит успех общих решений.
3
Понимание стратегии и целей компании лидером и командой
К сожалению, не частое явление. Но понимание стратегии в развитии компании и согласованность ее с целями и ценностями команды приносят плоды в виде вовлеченности команды во внутренние проекты, гибкую реакцию на меняющиеся внешние обстоятельства и почвы «под ногами» в моменты потрясений.
4
Внутренние правила и регламенты
Готовность договариваться и соблюдать их. В том числе – это является следствием вовлеченности команды и готовности структурировать свою работу.
5
Понимание лидером и ТОП-менеджерами бизнес-модели своей компании
Основные показатели того, что бизнес модель есть: задокументирована-определены метрики для оценки-оценен потенциал (риски и возможности).
6
Компетентность команды
Шаги по созданию системы управления операционной эффективностью
Определите стратегию и ценности вашей компании
Проведите стратегическую и/или организационную сессию с ключевыми лицами вашей компании для определения:
  • миссии компании (как работать с миссией мы рассказывали в этой статье)
  • ценностей и особенностей корпоративной культуры вашей компании;
  • стратегии на следующие 3 года;
  • ближайшие шаги по реализации стратегии и зоны ответственности;
  • заземление стратегии через метод ССП (подробнее о нем рассказывали здесь).
Для создания прозрачной системы работы со стратегией компании и мотивацию персонала через возможность влияния на достижение стратегии используйте метод OKR (Objectives and Key Results). Подробно рассказала о нем Людмила Морозова в вебинаре:
01
Оцените текущую ситуацию
1. Рассмотрите текущую ситуацию с разных сторон: финансовое состояние организации, риски и возможности (SWOT-анализ), состояние бизнес-процессов, степень достижения поставленных ранее целей и пр.

2. Проведите аудит действующей в компании документации: степень документированности (регламентация правил), интеграция документов между собой, понятность инструкций для персонала, полнота информации в документах для работы, степень актуальности документации (используются ли инструкции для работы, так ли выполняются процессы, как это описано).
02
Рассмотрите все действующие документы:
Организационная структура и ее соответствие со штатным расписанием (бывают противоречия в части сформированных отделов и названий должностей);
Должностные инструкции: здесь важно проверить их адекватность по отношению к организационной структуре и штатной расстановке. Распространенная ситуация, когда часто меняется организационная структура, а должностные инструкции не успевают корректироваться. Отсюда расхождения в названиях должностей и неоднозначность в трактовке структуры подчиненности и зон ответственности. Так же, следует обратить внимание на требования к квалификации и опыту работы – сравнить их с фактическим положением дел. Для этого сверьте требования должностной инструкции и данные личных дел или карточек Т-2.
Поднимите организационно-распорядительную документацию (приказы и распоряжения по основной деятельности) за последний год, исключая кадровые приказы. Оцените, что из правил стали применять в организации, что в последствии нашло отражение в регламентах и инструкциях, а что «умерло». Для последней категории потребуется провести оценку: нужны ли действительно эти правила, почему они были проигнорированы и что сделать для того, чтобы эти правила начали работать (при необходимости).
Рассмотрите регламенты, инструкции и положения на предмет того, насколько они интегрированы между собой. Если есть ссылки в одних документах на другие документы – правдивы ли они. Есть ли в общей структуре документации не освещенные вопросы («слепые зоны»). Установлена ли ответственность за выполнение конкретных действий и сроки для их выполнения.
Выпишите вопросы, требующие внимания для проведения интервью.
3. Проведите интервьюирование сотрудников, чтобы выявить, какие процессы действуют в организации. Проанализируйте потери, выявленные в ходе выполнения процессов «как есть».
Скачать список вопросов интервью для оценки процессов
Заполните эту форму, и вы сразу же получите ссылку на скачивание.
4. Оцените степень вовлеченности и лояльности персонала к компании.
Готовы ли сотрудники к изменениям. Созвучны ли ценности сотрудников и ценности, которые декларированы в компании.

5. Оцените компетенции и навыки сотрудников (soft skills/hard skills) по отношению к должностям и ролям, которые они реализуют в компании.

Определите шаги для оптимизации системы бизнес-процессов
1. Идеальный бизнес-процесс – линейный. Однако в условиях бизнеса это не совместимо с реальностью. Поэтому просто старайтесь упрощать. Ниже описаны критерии, показатели которых должны измениться при оптимизации процессов (один или сразу несколько):
  • Результативность бизнес-процесса (способность процесса достигать запланированного результата);
  • Стоимость бизнес-процесса;
  • Время выполнения бизнес-процесса;
  • Качественные показатели бизнес-процесса;
  • Фрагментация (детализация) бизнес-процессов.

2. Оптимизируйте процессы
, используя метод 5 вопросов. Анализируйте каждое действие в процессе с помощью следующих вопросов:
Цель – для чего нужно это действие?
Люди – кто это делает? Почему? Кто еще мог бы это сделать?
Место – где это делается? Почему здесь? Где еще это можно делать?
Время – когда это делается? Почему? Какие есть альтернативы?
Технология – как это делается? Почему? Как еще можно это выполнять?
03
3. Кроме указанных 5 вопросов можно пользоваться технологиями бережливого производства и оценить потери бизнес-процесса (в классическом варианте их 7), которые могут возникать на разных этапах процесса. И если раньше потери интерпретировались только для производственных процессов, то в настоящее время их интерпретация распространяется также на процессы, протекающие в офисе. Оптимизация процессов в этом случае состоит из следующих шагов:
4. Методологический принцип «Бритва Оккама»: Не следует привлекать новые сущности без крайней на то необходимости. Оптимизация на основании этого принципа заключается в анализе бизнес-логики процесса, детальном анализе всех этапов, их связей и очередности, выявление нарушенной логики в бизнес-процессе. Примерами могут служить преобразование последовательных шагов в параллельные, исключение не добавляющих ценности действий. На данном этапе также целесообразно оценивать возможность автоматизации конкретных элементов.
Создайте план внедрения
04
1
Создайте команду для рабочей группы по каждому отдельному процессу, включающую руководителей подразделений, задействованных в реализации процесса (в том числе заказчики и потребители процесса), владельца процесса и ключевых исполнителей процессов.
2
В ходе рабочих групп сделайте SWOT-анализ процесса. Определите риски и возможности для процессов. Разработайте план мероприятий для минимизации выявленных рисков и усиления возможностей.
3
На рабочих группах проанализируйте шаги бизнес-процесса, определите оптимальную модель бизнес-процесса.
4
Определите KPI для оценки процесса, а также участников процесса.
5
Определите этапы внедрения процесса в соответствии с шагами процесса. Рассматривайте первые два-три цикла бизнес-процесса как проект: с этапами реализации, ответственными и сроками.
Внедряйте
05
1
Внедрение начинается с обучения персонала новым правилам и определения мотивации за исполнение/не исполнение новых правил.
2
Постоянный мониторинг мероприятий по плану внедрения.
3
Оценка исполнения бизнес-процессов, корректировка бизнес-процессов при необходимости.
4
Регулярная аналитика по разработанным KPI процесса, мотивация персонала в соответствии разработанными показателями.
5
Дальнейший регулярный аудит процесса.
Читайте также:
Самая свежая статья
Новые мысли, идеи и методики по системе управления персоналом, стратегическому развитию компании и повышению эффективности сотрудников.