Пульс наших идей и разработок – в серии писем
Получать свежие инструменты развития организаций и стратегической работы с персоналом. Еженедельное письмо о важном, без спама.
Повышение скорости документооборота и сокращение издержек на этот процесс
Как ускорить и облегчить обмен документами между разными подразделениями компании, расположенными по всей территории России, увеличить скорость обмена документами и доступность информации и повысить экологичность документооборота? Причем сделать это за счет грамотной подготовки нормативной документации о внедрении электронной цифровой подписи? Рассказываем об этом в кейсе.
Обсудить работу с вашей компанией
Крупный дистрибьютор строительной и горнодобывающей техники (NDA)
  • Более 20 лет на рынке
  • Входит в международную группу компаний дистрибьютора ведущих мировых брендов оборудования
  • Входит в рейтинг РБК ТОП-500 крупнейших по выручке компаний в России
  • Разделяет стратегию устойчивого развития и практикует регулярную отчетность по КСО и устойчивым практикам в компании
  • Представлена в 20+ городах России
  • Количество сотрудников — более 1000 человек
    Вводные о ситуации в компании
    К нам обратилась компания, подразделения которой расположены в разных регионах и городах России. При этом некоторые подразделения состоят из одного-двух человек, и работа этих сотрудников в основном носит разъездной характер. Свои рабочие процессы компания постепенно переводит в дистанционный формат, и сейчас у неё появилась необходимость регламентации процесса электронного документооборота. Чтобы решить эту задачу, компания обратилась к TSQ Consulting для разработки комплекта локальных нормативных актов (далее — ЛНА), которые будут регламентировать подписание документов электронными цифровыми подписями (далее — ЭЦП).
    Цели работы:
    • Усилить степень достоверности при идентификации подписывающих по ЭЦП, в том числе в рамках трудовых отношений между Заказчиком и его работниками
    • Придать юридическую силу электронным документам, подписанными сотрудниками с использованием ЭЦП
    • Снизить риски утраты ЭЦП сотрудниками и неправомерного использования ЭЦП третьими лицами
    • Оптимизировать процессы
    • Определить точки кросс-функциональных конфликтов, влияющих на финансовый результат компании, установить правила для сотрудников
    Задачи:
      • Провести первичное онлайн-интервью с Заказчиком
      • Провести анализ предоставленных Заказчиком ЛНАв, которые регулируют кадровые процессы внутреннего ЭДО
      • Определить риски работодателя при переходе на внутренний электронный документооборот
      • Сформировать механизм внедрения ЭЦП в ЭДО
      • Согласовать с Заказчиком комплект регламентирующих документов
      Формы работы:
        • Анализ существующих регламентирующих процесс документооборота ЛНА Заказчика
        • Онлайн-встречи команды Исполнителя с командой Заказчика
        • Интервью с владельцами процесса
        • Перекрестный анализ проектов документов
        Процесс работы
        Аудит существующего в компании бизнес-процесса документооборота и действующих ЛНА
        Разработка рабочего, не рискового для работодателя механизма обмена электронными документами между сотрудниками компании
        Подготовка комплекта документов, описывающего разработанный механизм
        Результаты проекта
        • Создан комплект регламентирующих документов

          Разработан комплект документов, регулирующих порядок вручения, хранения и использования электронной подписи с приложениями в составе:

          • Соглашения между работником и работодателем об использовании электронной подписи
          • Регламента по использованию электронной подписи
          • Положения о процедуре выдачи и хранения ЭЦП
        • Внедрен новый документооборот
          Разработанные документы позволяют придать юридическую силу документам внутреннего ЭДО, подписанными всеми видами электронных подписей, в том числе простой.

          ЛНА прошли внутреннюю проверку и введены в действие во всех подразделениях Заказчика.
        • Сопутствующие результаты, эффект которых предстоит оценить в будущем:
          • Увеличение скорости и качества документооборота
          • Уменьшение расходов на оплату курьерских услуг
          • Сокращение влияния на окружающую среду
        Связанные практики:
        Устойчивое развитие и КСО
        — осознанная безопасность
        — анализ текущих процессов
        — разработка стратегии УР
        — трансформация корп. культуры
        — внедрение «зеленых» процессов
        — оцифровка и создание дашбордов
        Автоматизация HR-процессов
        — цифровая трансформация HR-функции
        — чат-боты
        — нейросети
        — роботизация (RPA)
        — аналитика и дашборды
        Заказать проект
        Смотреть другие кейсы